A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué
tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son:
Texto: permite almacenar
cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales.
Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de
255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de
teléfono o códigos postales. Memo: se utiliza para
textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una
longitud máxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto
con formato o documentos largos adjuntar el archivo.
En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero sólo se
tendrán en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.
Número: para datos
numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la
propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los
tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble yDecimal permiten
decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases
réplicas. Fecha/Hora: para la
introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999. Moneda: para valores de
dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén
implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de
hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la
derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir
el redondeo de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una
precisión de hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a
la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en
disco.
Autonumeración: número secuencial
(incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access
asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los camposAutonumeración no se pueden
actualizar. Sí/No: valores Sí y No, y campos que
contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado). Objeto OLE: objeto como por
ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word,
gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access,
los archivos insertados como objeto OLE seguirán funcionando perfectamente.
Pero si lo que estás haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante
que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versión 2007 empezó a
considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos
más adelante.
Hipervínculo: texto o combinación
de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de
hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.
Datos adjuntos: Puede adjuntar
archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y otros tipos de archivos
admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta
archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos adjuntos
ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el
espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de
mapa de bits del archivo original. Calculado: Un campo calculado
es un campo cuyo valor es resultado de una operación aritmética o lógica que se
realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podría ser un campo Total que
calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en
una línea de pedido. Existe otra
posibilidad que es la Asistente para búsquedas... que crea un
campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción
se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft
Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.
